Requisitos de Registro de Proveedores - ALMACÉN 3R

1.1 Para efectos del presente documento y de los términos y condiciones aquí establecidos, se entenderá por Almacén Tres R, Materiales de Construcción y Ferretería S.A., cédula jurídica N.° 3-101-049302, en adelante “ALMACÉN 3R”.

1.2 El interesado en registrarse como proveedor de ALMACÉN 3R deberá completar toda la información solicitada de manera clara, veraz, completa, precisa y ordenada en el Sistema de Registro de Proveedores.

1.3 Podrán inscribirse como proveedores tanto personas físicas como jurídicas, siempre que cumplan con los requisitos establecidos.

1.4 Es esencial registrar un correo electrónico válido y mantenerlo activo, ya que este será el medio oficial utilizado para recibir notificaciones de ALMACÉN 3R. En caso de no cumplir con este requisito, ALMACÉN 3R procederá, de oficio, a eliminar al proveedor de su registro.

1.5 El proveedor entiende, acepta y se compromete a informar al ALMACÉN 3R por escrito cualquier modificación en la información proporcionada. Esta notificación deberá realizarse dentro de un plazo de 5 días hábiles contados a partir de la fecha en que se haya producido la modificación. Si la modificación está relacionada con información que debe ser acreditada mediante certificaciones jurídicas, deberá adjuntar las nuevas certificaciones que validen el cambio.

2.1 Documentos obligatorios

2.1.1 Adjuntar una certificación de personería jurídica vigente que acredite la existencia de la persona jurídica y su representación legal. La certificación podrá ser emitida por el Registro Nacional o por un notario público y no deberá tener más de un mes de antigüedad contado a partir de su fecha de emisión.

2.1.2 Adjuntar copia, por ambos lados, del documento de identidad vigente del representante legal de la empresa. El documento deberá encontrarse en buen estado y permitir la correcta identificación de su titular.

2.1.3 Adjuntar una certificación o constancia emitida por la entidad bancaria correspondiente que acredite que la cuenta IBAN registrada pertenece a la persona jurídica que solicita su inscripción como proveedor.

2.2 Documentos opcionales

2.2.1 El proveedor podrá adjuntar, cuando corresponda según la naturaleza de su actividad, el permiso de funcionamiento vigente emitido por la autoridad competente.

2.2.2 El proveedor podrá adjuntar la ficha técnica de los productos que comercializa o pretende suministrar a ALMACÉN 3R, cuando resulte aplicable.

2.2.3 El proveedor podrá adjuntar contratos especiales, documentación relacionada con condiciones de crédito o cualquier otro documento que considere pertinente para respaldar su solicitud de inscripción o su relación comercial con ALMACÉN 3R.

2.2.4 El proveedor podrá adjuntar documentación relacionada con cuentas por pagar u otra información financiera o administrativa que resulte pertinente para la gestión de la relación comercial.

2.2.5 Sin perjuicio de los documentos indicados anteriormente, ALMACÉN 3R podrá solicitar al proveedor documentación adicional cuando resulte necesaria para verificar la información suministrada, evaluar su inscripción o mantener actualizado el Registro de Proveedores.

3.1 Documentos obligatorios

3.1.1 Adjuntar copia, por ambos lados, del documento de identidad vigente del proveedor. El documento deberá encontrarse en buen estado y permitir la correcta identificación de su titular.

3.1.2 Adjuntar una certificación o constancia emitida por la entidad bancaria correspondiente que acredite que la cuenta IBAN registrada pertenece a la persona física que solicita su inscripción como proveedor.

3.2 Documentos opcionales

3.2.1 El proveedor podrá adjuntar, cuando corresponda según la naturaleza de su actividad, el permiso de funcionamiento vigente emitido por la autoridad competente.

3.2.2 El proveedor podrá adjuntar la ficha técnica de los productos que comercializa o pretende suministrar a ALMACÉN 3R, cuando resulte aplicable.

3.2.3 El proveedor podrá adjuntar contratos especiales, documentación relacionada con condiciones de crédito o cualquier otro documento que considere pertinente para respaldar su solicitud de inscripción o su relación comercial con ALMACÉN 3R.

3.2.4 El proveedor podrá adjuntar documentación relacionada con cuentas por pagar u otra información financiera o administrativa que resulte pertinente para la gestión de la relación comercial.

3.2.5 Sin perjuicio de los documentos indicados anteriormente, ALMACÉN 3R podrá solicitar al proveedor documentación adicional cuando resulte necesaria para verificar la información suministrada, evaluar su inscripción o mantener actualizado el Registro de Proveedores.

4.1 Los documentos requeridos deberán ser cargados de forma completa, legible y en los espacios habilitados para tal efecto en la plataforma digital de ALMACÉN 3R. Cuando corresponda, los documentos deberán encontrarse vigentes al momento de su presentación.

4.2 La falta de documentación obligatoria, la presentación de documentos incompletos, ilegibles, vencidos o que contengan inconsistencias podrá dar lugar al rechazo de la solicitud de inscripción, sin perjuicio de que ALMACÉN 3R pueda solicitar previamente su corrección o subsanación.

4.3 Cuando ALMACÉN 3R determine que una omisión, inconsistencia o defecto puede ser subsanado, notificará al interesado mediante el correo electrónico registrado en la plataforma, indicando las correcciones o documentos requeridos.

4.4 El interesado dispondrá de un plazo máximo de quince días hábiles, contado a partir del día hábil siguiente al envío de la notificación, para completar la información o documentación solicitada.

4.5 Si el interesado no atiende la solicitud de subsanación dentro del plazo establecido, ALMACÉN 3R podrá rechazar y archivar la solicitud de inscripción, sin necesidad de realizar una nueva prevención.

5.1 Las disposiciones establecidas en la presente sección serán aplicables a todos los proveedores registrados ante ALMACÉN 3R, sean personas físicas o jurídicas.

5.2 La selección de proveedores y la adquisición de productos o servicios podrá considerar, entre otros criterios, el precio, la calidad, las condiciones y plazos de entrega, la garantía, la disponibilidad, las condiciones comerciales y la experiencia o desempeño previo del proveedor.

5.3 ALMACÉN 3R podrá solicitar, cuando lo considere necesario para evaluar un producto o servicio, muestras, fichas técnicas, demostraciones, pruebas, referencias u otra información que permita verificar sus características, calidad o idoneidad.

5.4 ALMACÉN 3R podrá realizar adquisiciones mediante mecanismos de financiamiento o arrendamiento financiero (leasing). En estos casos, las condiciones de compra, facturación y pago se ajustarán a la modalidad utilizada y a los documentos contractuales correspondientes.

5.5 Las cotizaciones presentadas por el proveedor deberán indicar, según corresponda, el precio, las características y especificaciones del producto o servicio, el plazo o fecha estimada de entrega, la moneda, las condiciones de pago, la garantía y cualquier costo adicional aplicable, incluyendo transporte, seguros u otros cargos.

5.6 La aceptación de una cotización por parte de ALMACÉN 3R podrá formalizarse mediante la emisión de una orden de compra u otro documento de contratación. La orden de compra será remitida a los medios de contacto registrados por el proveedor.

5.7 El proveedor deberá revisar la orden de compra y comunicar oportunamente cualquier inconsistencia, imposibilidad de cumplimiento o disconformidad con las condiciones establecidas. En ausencia de observaciones y una vez aceptada la orden, el proveedor deberá cumplir con las condiciones consignadas en esta.

5.8 El pago se realizará de conformidad con las condiciones comerciales acordadas con el proveedor y consignadas en la orden de compra, contrato u otro documento aplicable. Salvo que se haya pactado una condición distinta, el plazo de pago será de entre treinta y cuarenta y cinco días naturales, contado a partir de la recepción conforme del producto o servicio y del comprobante electrónico correspondiente. El pago se efectuará mediante transferencia electrónica a la cuenta bancaria registrada por el proveedor y validada por ALMACÉN 3R.

5.9 El proveedor será responsable de emitir los comprobantes electrónicos correspondientes de conformidad con la normativa tributaria vigente y de suministrar correctamente la información requerida para su procesamiento por parte de ALMACÉN 3R.

5.10 El proveedor acepta que cualquier utilización de la denominación ALMACÉN 3R, sus marcas, logotipos, signos distintivos u otros elementos de propiedad intelectual o industrial requerirá autorización previa, expresa y por escrito de ALMACÉN 3R. La autorización se limitará exclusivamente al propósito para el cual haya sido concedida y deberá respetar los lineamientos de identidad de marca vigentes.

5.11 El proveedor deberá cumplir con las condiciones, especificaciones, cantidades, calidad y fechas de entrega establecidas en la orden de compra, contrato o documento correspondiente.

5.12 En caso de incumplimiento, atraso, entrega incompleta, defectuosa o disconforme con lo acordado, ALMACÉN 3R podrá, según las circunstancias, solicitar la corrección o reposición correspondiente, rechazar total o parcialmente la entrega, cancelar total o parcialmente la orden de compra o adoptar las demás medidas que resulten procedentes.

5.13 Cuando se presente una circunstancia de fuerza mayor o caso fortuito que pueda afectar el cumplimiento de las obligaciones asumidas, el proveedor deberá comunicarlo a ALMACÉN 3R tan pronto como tenga conocimiento de la situación, indicando su naturaleza, posible impacto y, cuando sea posible, el nuevo plazo estimado de cumplimiento.

5.14 Los incumplimientos graves o reiterados podrán dar lugar a la suspensión o exclusión del proveedor del Registro de Proveedores, sin perjuicio de cualquier otra responsabilidad o acción que corresponda. Para estos efectos, se considerará la naturaleza del incumplimiento, su gravedad, reiteración, las consecuencias ocasionadas y la normativa vigente que resulte aplicable, incluyendo, cuando corresponda, las disposiciones y criterios emitidos por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC).

5.15 El proveedor se compromete a adoptar las medidas necesarias para prevenir y evitar prácticas de corrupción, discriminación, hostigamiento, acoso u otras conductas contrarias a la legislación aplicable, así como a mantener una conducta laboral, profesional y comercial acorde con los principios éticos, de integridad y demás valores promovidos por ALMACÉN 3R.

5.16 La relación comercial entre ALMACÉN 3R y el proveedor tendrá naturaleza independiente. La contratación de productos o servicios no generará relación laboral, subordinación ni dependencia entre ALMACÉN 3R y el proveedor, sus trabajadores, representantes, contratistas o colaboradores.

5.17 El proveedor no podrá ceder total o parcialmente sus derechos u obligaciones ni subcontratar la ejecución de los productos o servicios contratados cuando ello afecte las condiciones originalmente acordadas, salvo autorización previa y por escrito de ALMACÉN 3R.

5.18 En las contrataciones de ejecución continuada o sucesiva, las condiciones de terminación serán las establecidas en el contrato, orden de compra o acuerdo correspondiente. En ausencia de una disposición específica, ALMACÉN 3R podrá dar por terminada la relación comercial mediante comunicación escrita al proveedor con al menos cinco días hábiles de anticipación.

5.19 El proveedor deberá mantener la confidencialidad de toda información no pública de carácter comercial, técnico, financiero, administrativo, estratégico o de cualquier otra naturaleza a la que tenga acceso como consecuencia de su relación con ALMACÉN 3R. No podrá divulgarla, reproducirla, transmitirla ni utilizarla para fines distintos de aquellos relacionados con el producto o servicio contratado, salvo autorización previa y por escrito de ALMACÉN 3R o cuando su divulgación sea exigida por disposición legal o autoridad competente.

5.20 La inscripción del proveedor en el Registro de Proveedores tendrá una vigencia de dos años. Vencido dicho plazo, la inscripción se renovará automáticamente por períodos sucesivos de igual duración, salvo que ALMACÉN 3R comunique al proveedor, con anterioridad al vencimiento, su decisión de no renovarla. La renovación automática no exime al proveedor de su obligación de mantener actualizada la información y documentación registrada.

5.21 ALMACÉN 3R podrá solicitar en cualquier momento la actualización de la información o documentación del proveedor cuando resulte necesario para verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos, independientemente del plazo de vigencia o de la renovación automática de su inscripción.

6.1 Mediante la aceptación del presente documento y la presentación de su solicitud de inscripción, el proveedor declara que la información suministrada es veraz, completa y actualizada, y reconoce que la presentación de información falsa, inexacta o engañosa podrá dar lugar al rechazo de la solicitud, a la suspensión o exclusión del Registro de Proveedores y a las demás responsabilidades que resulten aplicables.

Asimismo, el proveedor declara y se compromete a que:

i) Toda la información y documentación proporcionada a ALMACÉN 3R es verdadera, completa y corresponde a su situación actual.

ii) Se encuentra debidamente inscrito ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), como patrono o trabajador independiente, según corresponda, y cumple con las obligaciones que le resulten aplicables ante dicha institución.

iii) Cuenta con las pólizas de riesgos del trabajo y demás coberturas obligatorias que resulten aplicables de acuerdo con la naturaleza de su actividad.

iv) Cumple con la legislación laboral vigente y con las obligaciones que le correspondan respecto de sus trabajadores, cuando resulte aplicable.

v) Cumple con sus obligaciones tributarias y se encuentra debidamente inscrito ante la Administración Tributaria cuando así corresponda conforme a la legislación vigente.

vi) Cuenta con los permisos, autorizaciones, habilitaciones sanitarias y demás requisitos exigidos por el Ministerio de Salud u otras autoridades competentes para el desarrollo de su actividad, cuando resulten aplicables.

vii) Cuando utilice vehículos para la entrega de productos, prestación de servicios o ejecución de obligaciones relacionadas con su vínculo comercial con ALMACÉN 3R, declara que dichos vehículos cumplen con las revisiones técnicas, permisos de circulación, seguros y demás requisitos exigidos por la normativa vigente. El proveedor será responsable de mantener estas condiciones durante la ejecución de sus actividades y mantendrá indemne a ALMACÉN 3R frente a las responsabilidades que se deriven de su incumplimiento.

6.2 El proveedor se compromete a mantener el cumplimiento de las condiciones anteriormente declaradas durante el período en que permanezca activo en el Registro de Proveedores y durante la ejecución de cualquier relación comercial que mantenga con ALMACÉN 3R.

6.3 ALMACÉN 3R podrá solicitar, en cualquier momento, documentación que permita comprobar el cumplimiento de cualquiera de las declaraciones establecidas en esta sección.

7.1 ALMACÉN 3R podrá solicitar al proveedor, en cualquier momento, la documentación necesaria para verificar la veracidad de la información suministrada y el cumplimiento de las declaraciones, compromisos y obligaciones establecidos en el presente documento.

7.2 La presentación de información falsa, adulterada, inexacta de manera sustancial o el incumplimiento grave de las declaraciones y obligaciones asumidas podrá dar lugar al rechazo de la solicitud, suspensión o exclusión del proveedor del Registro de Proveedores, según corresponda, sin perjuicio de las responsabilidades civiles, penales o de cualquier otra naturaleza que resulten aplicables.

7.3 El proveedor entiende y acepta que, al completar su registro y aceptar electrónicamente el presente documento en la plataforma digital habilitada por ALMACÉN 3R, autoriza su incorporación al Registro de Proveedores y manifiesta su conformidad con los requisitos, términos, condiciones, declaraciones y compromisos aquí establecidos.

7.4 El proveedor autoriza a ALMACÉN 3R a utilizar la información y documentación proporcionadas para efectos de gestionar su inscripción, evaluación, actualización y relación comercial como proveedor en el portal de proveedores, de conformidad con la normativa aplicable.

8.1 El incumplimiento de cualquiera de los requisitos, condiciones o disposiciones establecidos en el presente documento podrá dar lugar al rechazo de la solicitud de inscripción, la suspensión o exclusión del proveedor del Registro de Proveedores de ALMACÉN 3R, según corresponda.